[你的職場幸運數字是什麼?]
(職場易經筆記-5)
很多人都有幸運數字,可是未必有去想過「職場的幸運數字」。這是我看了不少教人職場成功的書籍,以及在讀了易經之後,有所體悟的一個秘密。也許你一直都在使用這個數字,卻始終未曾發現它的存在,以及對你的影響。或是說你從未使用過它,也就未曾體會過它的奧秘。猜猜是哪個數字?
首先,我把時間拉遠來說,年輕時在雜誌與報社任職主編,經常要翻閱美國的生活類雜誌,都是教人聰明生活的方法,經常起頭簡單做個引言,後面竟然是一大串建議,十幾個二十個所在多有。老實說,我的第一個反應是不耐煩;不得不看下去之後,第二個反應是半途而廢,很少看到最後一個建議。
後來看到一則報導說,fb調查過,英文內容中,給人建議時,點閲率最高是以下這四個,我才恍然大悟,難怪美國人在寫文章都是開出一大串建議:
第一名是10點建議
第二名是5點建議
第三名是7點建議
第四名是15點建議
這跟我們的閱讀習慣大相逕庭,在台灣的文章裡,依照我的觀察,大約是在1﹑2﹑3﹑5裡頭,也就是1個至5個建議,不過其中很少有4個建議。所以我常開玩笑說,我們有「小腦症」,腦袋裡塞不了像美國人那樣動輒5個以上的建議數量。可見得在數字這件事上,存在著文化差異。
上面談的是閱讀習慣,再來談寫作習慣。後來我仔細觀察我個人在寫文章時,寫多少點最是感到順手。很有意思,我歸納出「1-2-3原則」,而且我幾乎認為它是一般文章的黃金原則:
一篇文章只寫1個重點
一篇文章只寫2個分析
一篇文章只寫3個建議
當我在寫建議時,寫到超過3點,我會有一種感覺:太多了!於是我會不自覺且自動自發地縮併到維持3點。這個不察覺的習慣,竟也發生在台灣多數的文章裡,怎麼會這樣?直到讀易經時,才找到根源。
易經是諸子百經之首,從無文字時代綿延至今,中華民族其實就是易經民族。不論你接不接受易經,我們的血液裡都流著易經的DNA,思維與行為無不反映著易經對我們隱而未顯的影響。而在易經裡,很重要的三個要素:象﹑數﹑理,講白了,意思是這世界的所有現象都有個數,背後都有蘊藏的定律與道理。
所以中文常說:「不管你怎麼說,我心中有數。」這個數,我們有時能夠解釋清楚,有時模糊說不清,但是它都在。那麼易經最通用的數是什麼?答案是1﹑2﹑3。這就是為什麼我們不論寫作或其他層面,很少脫離這三個數,它們卻深刻地影響我們的任何思維﹑行為與習慣。在易經,這三個數指的是什麼意思?
一是一畫開天地,指的是太極。
接下來是一生二,二生三,三生萬物。
換言之,這三個數是我們的日常基礎。因此在中文裡,3代表眾多,這就是為什麼我們的文章多半在3點結束,因為已經「夠多了」。一樣的,當你在職場,3是個幸運數字。這在不少談到向上報告,或是向客戶提案,或是與人談判的管理書中,經常落在3的範圍裡,原因恐怕也在此,這是「人性」所致。
比如說你一定有發現,這些內容在教人向主管報告時,請主管做裁示,通常會提醒屬下最多提三點建議,幾乎沒見過要你提四點以上建議的。因為超過三點建議,主管就聽不下去,原因是太多了,主管吸收不了,便會說:「做事要動腦,不要拿一堆東西沒整理就來問我。」可見得在職場要看起來聰明,建議太多不代表你有動腦喔。
再來看去賣場買電視,如果有同一家廠牌在做促銷活動,放了大中小三種尺寸,你猜廠商最想賣掉的是哪種?很有意思,是中間尺寸,而多數人真的也選擇了中間尺寸,為什麼?因為買小尺寸太虧待自己,買大尺寸太奢華,會有罪惡感,而買中間尺寸感到良心最安,口袋深度也恰好買得起。這就是中華民族的中庸之道。
同理可證,跟主管提建議,或是跟客戶提案,不妨也遵循這個道理。總共三個方案,順序是第一個陽春﹑第二個奢華﹑第三個適中,而這第三個適中方案是你最想要推給主管或客戶的,結果就會正如你所願!這不就夢想成真,還不算幸運嗎?如果你經常使用3,以及這個順序,你就會覺得天天都是幸運日。
同時,我們也常說「事不過三」,像是出兵作戰時,一股作氣,再而衰,三而竭;或是孩子哭鬧或不乖,母親經常說:「我喊到3……」這都在告訴我們,3是一個適可而止的數字。因此如果你在職場,總是小錯不斷,也要謹記事不過三。當然,如果是好事則「無三不成禮」,因此只要你想成事時,就試3這個數字!
今天「職場易經筆記」幫你劃兩個重點:
1. 多多使用3這個數字,再搭配1與2。
2. 在安排3時,請注意順序,並且走中庸之道。
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攝影:旅居加拿大的畫家吉仔冰GiABing
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【倒過來說話,最有效率!】
店長以前就拜讀過陳博士的書,他對自然醫學跟營養有很精闢的見解,這篇不談營養,談如何說話,一樣很受用!
倒過來說話,最有效率!
1997年,我在華盛頓大學修「英文作文」,學到了「正規英文文章,是要倒過來寫的」,也就是說,全文的結論要放在第一段,每一段的結論要放在第一句。
這和中文「起、承、轉、合」的寫法剛好相反,所以,保證華人剛上這堂課,一定格格不入,甚至會有痛苦的感覺,這也算1993年來美後,所體會到的許多culture shock之一。
那一堂課對我的影響很大,不是因為我極為努力,得了全班最高分(英文要超越其他土生土長的美國人並不容易,但我為了要申請美國醫學院,成績必須要高),而是它改變我的思考方式:強化了統整能力。
其實,與人談話,尤其是對主管報告時,這種「先講結論、再說明主要原因、然後再補充次要原因、最後再補充零碎的背景資料或緣由」極為重要,這種說話技術,是決定員工是否快速升遷的重要關鍵之一。
但是,別以為這個很容易,對於大部分成年人來說,這根本違反平時聊天的習慣,初學者會感到彆扭或費力。尤其對小孩來說,這種先講結論的說話方式並非本能,會感到困難。例如,有一回,某小學老師帶著四年級的學生遠足,回程時,一頭山豬從旁邊狂奔而過,這個畫面讓大家驚訝不已。隔天,他要求孩子們以「我遇見了山豬」為題目寫一篇作文。雖然老師有引導學生可以先寫出自己「印象最深刻」的地方,但幾乎全班同學還是從「出發去遠足」開始寫起。依照早上起床、學校集合、跟同學一起走出校門、吃午餐……流水帳式的敘述;至於看見山豬被嚇一跳的事情,都被學生放到作文的最後才出現。
如果,大家還是不能體會這種表達能力的重要性,我們可以看以下這兩個範例,試想你是主管,你想聽到那一種報告方式?請多讀幾次,仔細體會二者的差別。
A範例:一開始就說「結論」,讓對方抓到重點,不會厭煩或誤解。
【主管問題】何時這產品可以上市?
【員工回答】以目前的狀況看來,我想我們可以趕在七月初出貨。我們會將投入試驗品研發的工作人員增加一倍,並且在每個階段都先進行安全性檢測,至於生產線,則會依照試驗品的設計圖打造。這麼一來,應該就能彌補之前試驗品研發時落後的進度。假如不採取任何補救措施,試驗品要到五月完成,八月底才能出貨,就無法趕上高需求期了
B範例:按照「時間順序」說話,會讓對方霧煞煞。
【主管問題】何時這產品可以上市?
【員工回答】試驗品的研發進度落後,聽說還要二個月,也就是大概在五月才能完成。接下來,我們會針對試驗品進行安全性檢測,並著手設計生產線,大約三個月後便能開始量產。這麼一來,就要到八月底才能出貨了。這樣是趕不上高需求期的。我們正在想辦法提早出貨。首先我們會將投入試驗品研發的工作人員增加一倍,並且在每個階段都進行安全性檢測,生產線方面,可依照試驗品的設計圖來打造。這樣一來,我想我們就可以趕在七月初出貨了。
在B範例中,「我想我們可以趕在七月初出貨」這個結論,一直到最後才出現。也許大家會認為,既然都在最後說出結論了,怎麼還會被誤解呢?但事實並非如此。
一旦將結論放在最後,聽者不但容易誤解、而且會很不耐煩,溝通效率大打折扣。
總之,我的看法是:「流水帳」的溝通方式,適合用來談情說愛、閒聊、說故事,才能吊胃口或製造懸疑感。
然而,「先講結論,再補充說明」的溝通方式,適合在辦公室講正事、向主管報告、國際標準的文體(媒體報導、學術論文)。
希望以上分享,對大家在職場上有幫助。
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與主管打好關係
最能影響你工作成敗的人,莫過於你的主管。你在新工作剛起步時,若能多用心經營與主管的關係,對你只有好處。試試以下的方法,讓你和主管有個好開始:
1. 保持互動。就算主管給你很大的空間,你也要主動和他保持互動。自己定期向主管報告、溝通你目前碰上的問題,請教他的意見。
2. 只討論重點。你固然可以和主管討論你手上的案子,但必須假定主管最關心的是其中最重要的事情,以及他可以協助之處。和主管當面開會時,討論的重點不要超過三個。
3. 釐清期望。從面試過程開始,就應清楚主管對你有何期望。正式共事後,仍需不時與主管討論,看這些期望有無變動。(張茂芸譯)
─本文編寫自《關鍵領導九十天》英文版最新修訂版。
(Today’s Management Tip was adapted from The First 90 Days, Updated and Expanded.)
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